Privacy verklaring Garage Kil

Via de website https://www.garagekil.nl worden privacygevoelige gegevens verwerkt. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Wij vinden een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt. Dat betekent onder andere dat wij:

• duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
• proberen onze verzameling van persoonsgegevens te beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de vastgestelde doeleinden;
• u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
• uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Als Garage Kil zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Bij het gebruik van onze website laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Persoonsgegevens worden door ons via verschillende kanalen verzameld.

Bij het surfen op onze website op verschillende apparaten zoals een computer, smartphone, of een tablet, worden er persoonsgegevens verzameld.

Verder is het mogelijk dat u ons benadert met vragen en/of klachten per post, e-mail of telefonisch. Wij zullen in dat geval contact met u opnemen om de vraag of klacht te behandelen. Tot slot is het mogelijk dat wij gegevens van u verzamelen middels prijsvragen, en andere acties waar u aan deelgenomen heeft, of wanneer u heeft deelgenomen aan een markt- of klantonderzoek.

Daarnaast kunnen er ook nog gegevens verzameld worden via social media kanalen (zoals Facebook en Instagram), bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt om vragen te stellen. Wij gebruiken in dat geval alleen uw accountnaam zodat wij op uw bericht kunnen reageren.

Wanneer u gebruik maakt van onze website, kunnen wij de volgende gegevens van u verwerken (mede-afhankelijk van de gegevens die u zelf invult door bijvoorbeeld een bestelling te plaatsen, deel te nemen aan prijsvragen of door het aanmaken van een account):

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• Technische gegevens van de apparatuur die u gebruikt (bijvoorbeeld van uw smartphone/laptop/tablet of ander device), zoals IP-adres, MAC-adres en de gebruikte software
• Uw surfgedrag op de website, waaronder muis- en klikgedrag en de duur en tijd van uw bezoek op onze website
• Inloggegevens van uw account

Bovenstaande gegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

• om u de mogelijkheid te bieden gebruik te maken van alle functionaliteiten en diensten op de website;
• om met u te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post;
• om uw gegevens te verwerken voor mogelijke deelname aan prijsvragen en andere acties, zodat we u kunnen bereiken wanneer u iets gewonnen heeft en onze dienstverlening te kunnen verbeteren;
• om uw vragen te beantwoorden of uw klachten te behandelen via social media, e-mail, per post of telefonisch;
• om (op individueel niveau) onze website, en onze dienstverlening online te verbeteren. Dit doen wij op basis van: uw voorkeuren, uitgevoerde markt- en klantonderzoeken en het gebruik van onze website door bezoekers.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht

Bewaartermijn

• Uw gegevens worden bewaard gedurende de periode van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. De bovenstaande termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaat de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Nieuwsbrief

Wij kunnen, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven, per e-mail onze nieuwsbrief toesturen ter informatie. Bij iedere communicatie langs deze weg wordt een afmeldmogelijkheid opgenomen mocht u geen interesse meer hebben in onze nieuwsbrief. Tevens kunt u in uw account afmelden voor de nieuwsbrief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Inschrijving formulier nieuwsbrief

Bewaartermijn

• Uw gegevens worden bewaard gedurende de periode dat men aangemeld is.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. De bovenstaande termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaat de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Verwerking van persoonsgegevens van geïnteresseerde

Wanneer u geïnteresseerd bent in de diensten of producten van de onderneming, kunnen wij contact opnemen om verdere informatie te verstrekken. Deze informatie zal worden versterkt via nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. De volgende persoonsgegevens kunnen hiervoor worden gevraagd:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje, insturen contactformulier en/of koppeling via LinkedIn

Bewaartermijn

• Uw gegevens worden bewaard gedurende de periode dat men wordt gezien als een geïnteresseerde.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. De bovenstaande termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaat de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Voor medewerkers van de onderneming geldt dat de persoonsgegevens worden verwerkt om de arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren. De volgende gegevens worden hiervoor verwerkt:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Salarisgegevens
• Kopie ID
• BSN-nummer
• Bankgegevens

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst

Bewaartermijn

• Uw gegevens worden bewaard gedurende de periode van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. De bovenstaande termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaat de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Verstrekking aan derden

De door u verstrekte gegevens worden enkel aan derde partijen doorgegeven, indien dit noodzakelijk is voor de levering van de door u aangevraagde diensten en de hierboven beschreven doeleinden. Wij maken gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van het webplatform
• Het verzorgen van de (financiële) administratie
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens nooit aan andere partijen verstrekken waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Gegevensverwerking door Mazda Motor Nederland

Categorieën van gegevens, doeleinden van de verwerking en rechtsgrondslag

Mazda Motor Nederland verwerkt uw persoonsgegevens, met name stamgegevens (bijv. naam, bedrijf, adres, geboortedatum en -plaats, contactgegevens, voorkeuren, contactpersoon/chauffeur, bankgegevens), uw voertuigen en afspraken, uw klantprofiel (bijv. burgerlijke staat, omvang wagenpark, eventuele voorkeuren voor aanschaf en onderhoud van voertuigen, aanvragen en aanbiedingen), gegevens over identiteitskaart en rijbewijs, contractgegevens en contacthistorie, eerste registratie, servicegeschiedenis, alsmede de technische gegevens van uw voertuigen met inbegrip van diagnosegegevens, uitgevoerde werkzaamheden per geval en geïnstalleerde of geleverde onderdelen en het desbetreffende voertuigidentificatienummer ten behoeve van de:

1. Correcte uitvoering van de onderliggende contractuele relaties waarbij u contractpartij bent (in het bijzonder het aankoopcontract voor voertuigen, onderdelen of accessoires, het leasing-/financieringscontract, de werkplaats-/garantieorder, de fabrieksgarantie, de mobiliteitsgarantie, het onderhoud van uw digitaal onderhoudsdossier, goodwillvoordelen, Mazda Care) en de uitvoering van door u gevraagde precontractuele maatregelen (bv. proefrit, online serviceboeking, voorbereiding en opvolging van offertes) met inbegrip van de due diligence die hiervoor vereist is, het geldend maken van rechtsvorderingen en de verdediging in geval van juridische geschillen en de voorkoming en opsporing van strafbare feiten op basis van Art. 6 lid 1 b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG),
2. Uitvoering van eventuele terugroepacties voor de fabrikant in het kader van zijn wettelijke verplichtingen krachtens de productaansprakelijkheidswet op grond van art. 6 lid 1 c) AVG,
3. Het uitvoeren van gratis servicecampagnes op basis van het gerechtvaardigd belang van de fabrikant en importeur in dezen overeenkomstig Art. 6 lid 1 f AVG
4. Directe reclame (bijv. klanteninformatie en -ondersteuning, uitnodiging voor productpresentaties, kennisgeving van technische innovaties, bandenwissels, APK-vervaldatums, service-informatie en promoties, toezending van klantenmagazines, klanttevredenheidsonderzoeken) op basis van uw toestemming (zie hieronder) in overeenstemming met Art. 6 lid 1 a) AVG en, voor zover deze ook zijn toegestaan zonder uw toestemming, in het bijzonder per post, op basis van het gerechtvaardigd belang van ons als detailhandelaar hierbij op grond van Art. 6 lid 1 f AVG ,
5. Verwerking van persoons- en voertuiggerelateerde gegevens in gecentraliseerde systemen van de Mazda bedrijvengroep met het oog op gegevensbeveiliging, optimalisering, controle, administratie en (kosten)efficiëntere inrichting van overeenkomstige gegevensverwerkingsprocessen (bijv. voor het maken en volgen van aanbiedingen, online serviceboeking) op basis van het gerechtvaardigd belang van ons als dealer hierbij conform Art. 6 para. 1 zin 1 f) AVG, voor zover de verwerking en het gebruik van uw gegevens wettelijk vereist is, bijv. om te voldoen aan de bewaartermijnen krachtens de belasting- en handelswetgeving of om te voldoen aan de identificatie- en registratieverplichtingen krachtens de wet op het witwassen van geld op basis van Art. 6 lid 1 c AVG.

Voor de verwerking van uw bovenvermelde gegevenscategorieën die door ons worden doorgegeven, door Mazda Motor Nederland, Kouwe Hoek 8, Waddinxveen, Telefoon: +31 (0)182 685 000, e-mail: info_nl@mazda.nl en Mazda Motor Europe GmbH, Hitdorfer Strasse 73, 51371, Leverkusen, Duitsland, e-mail: Customer_Relations@mazdaeur.com zijn verantwoordelijk in de zin van de wet op de gegevensbescherming, tenzij hieronder anders wordt beschreven.

De functionaris voor gegevensbescherming van Mazda Motor Nederland staat u graag ter beschikking voor alle gegevensbeschermingskwesties op fg@legal2practice.nl. U kunt de functionaris voor gegevensbescherming van Mazda Motors Europe GmbH bereiken via datenschutz-mazda@he-c.de.

Mazda Motor Nederland en (waar uitdrukkelijk vermeld) Mazda Motor Europe GmbH zullen de persoonlijke gegevens die u ons bezorgt hoofdzakelijk verwerken met het oog op:

1. Correcte verwerking van contractuele relaties waarbij u partij bent op basis van Art. 6 lid 1 b AVG, zoals fabrikant-, verlengde optionele auto- en mobiliteitsgarantie, onderhoud van uw digitale onderhoudsdossier, service vanuit coulance, Mazda Care en uitvoering van door u gevraagde precontractuele maatregelen (bv. proefrit, online serviceboeking, volgen van aanbiedingen) met inbegrip van de daarvoor vereiste registratie van gegevens, het geldend maken van rechtsvorderingen en de verdediging bij juridische geschillen en het voorkomen en onderzoeken van strafbare feiten op basis van Art. 6 lid 1 b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – welke beschrijft dat de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Nakoming van de verplichting tot productcontrole en producttoezicht, alsmede uitvoering van eventuele terugroepacties in het kader van de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Wet Productaansprakelijkheid op grond van Art. 6 lid 1 c AVG (de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting),
2. Productontwikkeling en -verbetering, statistische en marktevaluatie van het wagenpark en de wijzigingen ervan, evenals de uitvoering van eventuele gratis servicecampagnes op basis van het gerechtvaardigd belang van de fabrikant en Mazda Motor Nederland in dezen volgens art. 6 lid 1 f AVG (de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen),
3. Garantie van merk specifieke ondersteuning door het erkende Mazda netwerk op basis van het gerechtvaardigd belang van de fabrikant en Mazda Motor Nederland in deze in overeenstemming met Art. 6 lid 1 f AVG,
4. Verwerking van persoonsgegevens door Mazda Motor Nederland evenals Mazda Motor Europe GmbH in gecentraliseerde systemen van de Mazda bedrijvengroep met het oog op gegevensbeveiliging, optimalisering, controle, administratie en meer (kosten)efficiënte vormgeving van overeenkomstige gegevensverwerkingsprocessen (o.a. met de exploitatie van gemeenschappelijke systemen voor klantengegevensbeheer en onderhoudscalculator en werkplaatsplanner) op basis van het gerechtvaardigd belang van Mazda Motor Nederland evenals Mazda Motor Europe GmbH volgens Art. 6 lid 1 f AVG, Uitvoering van gestandaardiseerde verkoop- en aftersalesmarktanalyses door Mazda Motor Nederland en Mazda Motor Europe GmbH op basis van gepseudonimiseerde, normaal zelfs geaggregeerde verkoop- en aftersalesgegevens, die ook ter beschikking worden gesteld van de dealers en geen persoonsgegevens bevatten op basis van het gerechtvaardigd belang van Mazda Motor Nederland alsook Mazda Motor Europe GmbH volgens Art. 6 lid 1 f AVG,
5. Directe reclame (bijv. klanteninformatie en -ondersteuning, uitnodiging voor productpresentaties, kennisgeving van technische innovaties, service-informatie en -promoties, loyaliteitsprogramma’s, klanttevredenheidsonderzoek) op basis van uw toestemming (zie hierboven) overeenkomstig Art. 6 lid 1 a AVG (u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden) of, voor zover dit ook toelaatbaar is zonder uw toestemming, in het bijzonder in het geval van reclame per post, op basis van het gerechtvaardigd belang van de Mazda Motor Nederland heeft om u te benaderen op grond van Art. 6 lid 1 f AVG, en voor zover de verwerking en het gebruik van uw gegevens wettelijk vereist is, bijv. om te voldoen aan bewaartermijnen op grond van de belasting- en handelswetgeving op basis van Art. 6 lid 1 c AVG.

Voor sommige van de bovenvermelde gegevensverwerkingsprocessen, met inbegrip van de verwerking van persoonsgegevens in centrale systemen, de uitvoering van gestandaardiseerde marktanalyses voor verkoop en after sales en de verwerking van gegevens in verband met marketingcampagnes, zijn de Mazda Motor Nederland, Mazda Motor Europe GmbH en, indien van toepassing, andere bedrijven van de Mazda bedrijvengroep met de respectieve dealers speciale regelingen inzake gegevensoverdracht en -verwerking overeengekomen om het gebruik van persoonsgegevens voor specifieke doeleinden te regelen. Mazda Motor Nederland en Mazda Motor Europe GmbH stellen de respectievelijke centrale systemen ter beschikking (in sommige gevallen enkel in opdracht), coördineren de centrale gegevensverwerking op markt- en markt overkoepelend niveau en gebruiken de in het centrale systeem opgeslagen persoonlijke gegevens ook voor hun eigen zakelijke doeleinden (bv. direct marketing of marktanalyses) indien er een overeenkomstige wettelijke basis is, terwijl de respectievelijke dealer de ter beschikking gestelde systemen gebruikt in het kader van de verkoop- en aftersalesactiviteiten.

Op verzoek zal Garage Kil u nadere toelichting geven van de materiële bepalingen (algemeen verbindende voorschriften) van deze Overeenkomst voor zover de wet dit toelaat, zoals aan het begin van deze verklaring staat beschreven. Verzoeken om informatie moeten gewoonlijk aan uw dealer worden gericht. De betrokkene blijft echter het recht houden om zijn of haar rechten met betrekking tot de voornoemde verwerkingsactiviteiten ook te doen gelden tegenover de voornoemde Mazda-bedrijven die betrokken zijn bij de respectieve verwerking en die in dit opzicht optreden als verantwoordelijken voor de verwerking van de gegevens.

Dit is een verkorte lijst van de gegevens die door Mazda Motor Nederland worden verwerkt. Alle verdere informatie over gegevensverwerking, rechtsgrondslagen en uw rechten kunt u vinden in de informatie over gegevensbescherming van Mazda Motor Nederland op www.mazda.nl/privacyverklaring

Als u rijdt met een auto waarop connectiviteitsdiensten zijn ingeschakeld, kunt u meer privacy-informatie over de MyMazda App vinden op www.mazda.eu/en/mazda-in-europe

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, om er zeker van te zijn dat ze goed met uw gegevens omgaan.

Beveiliging van uw gegevens

Wij hebben de nodige veiligheidsmaatregelen ingevoerd om het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging te voorkomen van informatie die wij ontvangen. Wanneer wij uw gegevens overdragen of ontvangen op onze website, gebruiken wij altijd de coderingstechnologieën die erkend worden als gangbare standaarden binnen de IT-sector. Onder andere de volgende maatregelen zijn genomen:

• Versleuteling via de SSL-certificaat
• Alle personen die namens Garage Kil van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Minderjarigen

Als u 16 jaar of jonger bent, dan mag u uitsluitend onder toezicht van uw ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruik maken van onze website.

Cookies

Op onze website maken wij gebruiken van cookies. Een cookie is een klein bestand dat verstuurd wordt door een internetserver en dat wordt opgeslagen op uw computer.

Cookies op zich kunnen geen individuele gebruiker identificeren, maar slechts de computer of het mobiele apparaat dat u gebruikt door een willekeurig gegenereerde identificatiemarkering. Zie onze cookieverklaring voor meer informatie over ons gebruik van cookies.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage en wijzigen van uw gegevens

Indien u aan ons persoonsgegevens heeft verstrekt dan kunt u deze te allen tijde wijzigen in uw account.

Wanneer u niet in het bezit bent van een account en toch graag uw persoonsgegevens in wilt zien, deze wilt laten verwijderen of wilt overdragen, dan kunt u contact opnemen met Garage Kil via de volgende gegevens:

Garage Kil
t.a.v. Matthijs de Hoop
Julianaweg 129
1131 DH Volendam

Of door een e-mail te sturen naar info@garagekil.nl. We zullen het verzoek binnen 4 weken in behandeling nemen.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie uw BSN én uw pasfoto af te schermen. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dient u een kopie van het cookie in kwestie mee te sturen. U kunt deze terugvinden in de instellingen van uw browser.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heef over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over uw privacy en/of deze privacyverklaring, dan kunt u deze stellen door te mailen naar info@garagekil.nl.

Garage Kil
Julianaweg 129
1131 DH Volendam
0299-363416
info@garagekil.nl